Jak wybrać dobrą księgową? Najważniejsze kryteria i wskazówki

Szukanie dobrej księgowej warto zacząć od konkretów: sprawdź doświadczenie, kwalifikacje (w tym licencję MF), zakres usług i sposób komunikacji. Następnie oceń znajomość Twojej branży oraz to, czy biuro zapewnia nowoczesne narzędzia i zdalny dostęp do dokumentów. Na końcu porównaj opinie, warunki umowy i… własne odczucia po pierwszej rozmowie. Poniżej znajdziesz praktyczne kryteria i pytania, które pomogą Ci wybrać kompetentną osobę do prowadzenia finansów firmy.

Przeczytaj również: Ubezpieczenie na życie – jak je znaleźć?

Kluczowe kwalifikacje i doświadczenie: co musi mieć dobra księgowa

Podstawą wyboru są formalne uprawnienia oraz praktyka. Idealna kandydatka (lub kandydat) powinna wykazać się ukończonym kierunkowym wykształceniem (rachunkowość, finanse, ekonomia) i – jeśli to możliwe – licencją Ministerstwa Finansów. To sygnał, że zna obowiązujące standardy i bierze odpowiedzialność za jakość pracy.

Przeczytaj również: Ubezpieczenie na życie może się przydać

Zapytaj o doświadczenie zawodowe księgowego w firmach o zbliżonym profilu i skali. Liczą się konkretne lata praktyki, obsługiwane formy opodatkowania (skala, liniowy, ryczałt, CIT) oraz znajomość rozliczeń VAT, ZUS i ewidencji środków trwałych. Dodatkowym atutem będą certyfikaty i członkostwa w organizacjach branżowych, które wskazują na stałe podnoszenie kwalifikacji.

Przeczytaj również: Obowiązkowe a dobrowolne ubezpieczenie zdrowotne

Zakres usług dopasowany do Twoich potrzeb

Dobra księgowa nie tylko „księguje dokumenty”, ale zapewnia pełną obsługę. Dopytaj o zakres świadczonych usług: prowadzenie KPiR lub pełnych ksiąg, rozliczenia VAT/PIT/CIT, kadry i płace, sporządzanie deklaracji podatkowych, sprawozdania GUS, wdrożenie i obsługę JPK, wsparcie przy kontroli skarbowej oraz doradztwo podatkowe na co dzień.

Jeśli dopiero startujesz, przyda się pomoc przy rejestracji działalności gospodarczej i wyborze formy opodatkowania. Z kolei firmom B2B często zależy na cyklicznych raportach zarządczych: przepływy, marże, należności i zobowiązania. Upewnij się, że te elementy są w standardzie lub możliwe do wdrożenia.

Znajomość branży i specyfiki działalności

Znajomość branży klienta realnie obniża ryzyko błędów i pozwala oszczędzić czas. Inne są niuanse w e-commerce (WSTO, OSS), inne w budowlance (odwrotne obciążenie w rozumieniu transakcji zagranicznych, sprzęt), a jeszcze inne w usługach profesjonalnych B2B (koszty reprezentacji, licencje, usługi niematerialne). Zapytaj o przykłady sytuacji z Twojej branży i jak księgowa je rozwiązała.

Poproś o krótką analizę Twojego przypadku: forma opodatkowania, ulgi (np. B+R, IP Box – jeśli dotyczy), limity kosztów, ryzyka w transakcjach. Konkrety pokażą, czy rozmówca faktycznie rozumie Twoją działalność.

Technologia, bezpieczeństwo i dostęp online

Nowoczesna księgowość to nie tylko Excel. Ustal, z jakiego oprogramowania księgowego korzysta biuro oraz czy zapewnia dostęp do dokumentów online. Panel klienta z podglądem rejestrów VAT, KPiR, list płac i rozrachunków skraca obieg informacji i przyspiesza decyzje.

Sprawdź procedury bezpieczeństwa: szyfrowanie, kopie zapasowe, uprawnienia użytkowników, zgodność z RODO, archiwizację JPK. Zapytaj, jak wygląda obieg dokumentów: e-faktury (KSeF), terminy przekazywania plików, akceptacje. Im bardziej uporządkowany proces, tym mniejsze ryzyko pomyłek.

Komunikacja, raportowanie i przejrzystość współpracy

Ustal jasne zasady kontaktu: kto prowadzi Twoją firmę, w jakich godzinach jest dostępny, w jakim czasie odpowiada na zapytania. Transparentna komunikacja i regularne raporty (miesięczne podatki, koszty, sprzedaż, zaległości) pozwalają uniknąć zaskoczeń.

Poproś o wzór raportu oraz listę terminów podatkowych. Ważne jest też rozumiałe wyjaśnianie przepisów – dobra księgowa mówi prostym językiem, a nie tylko przepisami. Zwróć uwagę na „chemię” i zaufanie: jeśli rozmowa jest klarowna i konkretna, współpraca najczęściej też taka będzie.

Reputacja, referencje i wiarygodność

Sprawdź opinie i rekomendacje: zapytaj znajomych przedsiębiorców, przejrzyj wizytówkę Google, poproś o kontakt do 1–2 klientów z podobnej branży. Zwróć uwagę, jak biuro reaguje na krytyczne recenzje – rzeczowa odpowiedź świadczy o dojrzałości. Przejrzyj też stronę www pod kątem aktualności informacji i zgodności z rzeczywistą ofertą.

W przypadku lokalnych firm łatwiej o szybkie spotkanie i sprawdzenie dopasowania. Jeśli szukasz sprawdzonej osoby w okolicy, rozważ np. księgowa w Radzyminie – lokalne biura często znają realia urzędów i specyfikę rynku.

Model rozliczeń i zapisy w umowie: unikaj niejasności

Porównując oferty, zwróć uwagę nie tylko na cenę, ale i konstrukcję abonamentu: liczba dokumentów w cenie, koszt nadwyżek, dodatkowe opłaty (listy płac, deklaracje, JPK, reprezentacja w urzędach). Transparentność warunków ogranicza dalsze spory i „ukryte” koszty.

Umowa powinna precyzować odpowiedzialność stron, terminy dostarczania dokumentów, ubezpieczenie OC biura, procedury na wypadek kontroli oraz zasady rozwiązania współpracy i przekazania dokumentacji. Dopytaj o plan ciągłości działania – co dzieje się w razie nieobecności opiekuna.

Praktyczne pytania do zadania na pierwszym spotkaniu

• Jakie firmy obsługujesz i w jakich branżach masz największe doświadczenie?
• Z jakiego oprogramowania korzystasz i czy zapewniasz dostęp do dokumentów online oraz raporty w czasie rzeczywistym?
• Jak wygląda harmonogram współpracy: terminy, obieg dokumentów, kontakt z ZUS/US, reprezentacja?
• Co obejmuje abonament, a co jest dodatkowo płatne? Jak liczysz nadwyżki dokumentów?
• Jakie masz ubezpieczenie OC i procedury bezpieczeństwa danych (RODO, kopie zapasowe)?
• Jakie widzisz możliwości optymalizacji przy moim profilu działalności (formy opodatkowania, ulgi)?

Szybka checklista wyboru: decyzja bez ryzyka

Podsumuj rozmowy krótką oceną: kwalifikacje (wykształcenie, licencje), praktyka w Twojej branży, zakres usług zgodny z potrzebami, technologia i bezpieczeństwo, komunikacja i transparentność, opinie i referencje, warunki umowy oraz „chemia”. Jeśli większość punktów jest na „tak”, masz dużą szansę na bezproblemową współpracę.

Pamiętaj, że dobra księgowa to partner w biznesie, który nie tylko „zamyka miesiąc”, ale pomaga podejmować lepsze decyzje. Wybierz osobę, która łączy kompetencje z proaktywnością – i potrafi mówić o podatkach tak, byś miał pełną kontrolę nad finansami firmy.